仕事において、タスク管理は非常に重要です。この記事では、とくにタスクの優先順位をどうつけていくかに焦点を当て、解説します。そもそも、なぜタスクの優先順位づけは必要なのかを理解し、実際のつけ方、順位をつけた後の取り組み方、順位をつけにくい場合の対策を習得しましょう。より効率的にタスク管理できるツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
タスクの優先順位をつける重要性
仕事をこなす中で、多くのタスクを抱えていると、どれから手を付けてよいのかわからなくなることがあります。そのようなときには、タスクの中で優先順位をつけることが大切です。
優先順位の高いタスクから取りかかかることで、限りある時間を有効に使い、円滑かつ効率的に仕事をこなせるようになります。時間や労力の負荷が高いボトルネックになっているタスクや、無駄になっているタスクを洗い出して必要なタスクを見定められるようにもなるでしょう。
タスクの優先順位のつけ方
通常、タスクは複数あり、複雑に絡み合っていることもあります。では多くのタスクを抱えているとき、どのように優先順位をつけていけばよいのでしょうか。ここでは、一般的な考え方について紹介します。
実施するか否か
まず、抱えているタスクをすべて洗い出します。そして、そもそも本当に必要なタスクなのか、ひとつひとつ確認します。必要な理由が明確であれば、実施すべきタスクと考えられるでしょう。逆に、これまで慣例的に実施してきただけで、実は不要なタスクがあるかもしれません。
会社のリソースであるヒト・モノ・カネには限りがあります。これらを有効に活用するためには、不要なタスクはリストから除外し、必要なタスクのみを残す選別作業が不可欠です。
重要度と緊急度
タスクによっては、重要度や緊急度がそれぞれ異なります。そこで、マトリクス表を用いて、重要度が高いもの、低いもの、緊急度が高いもの、低いものを組み合わせ、四つのゾーンに分類する方法が一般的によく使われます。
具体的には、1番目に重要度と緊急度が両方高いタスク、2番目に重要度は高い一方で緊急度が低いタスク、3番目に重要度は低い一方で緊急度が高いタスク、4番目に重要度と緊急度が両方低いタスクという順序です。
もちろん、重要度、緊急度がともに高いゾーンにあるタスクは、最初に取り組むとよいでしょう。一方、どちらも低いゾーンにあるタスクは、ToDoリストから除外したり、アウトソーシングしたりすると、無駄な時間や労力が省かれ、コストパフォーマンスを最大化できます。
影響や労力
タスクをこなした結果、得られる影響が大きいと想定できれば、ほかのタスクよりも早く取りかかるほうがよいでしょう。タスクをこなすために要する時間や難易度といった要素も、考慮に入れなければなりません。
具体的には、少ない労力で影響は大きいタスクは最優先すべきです。次に、労力は要するものの影響が大きいタスクも取り組む必要があります。
たとえば、消費者にインパクトを与えられるような斬新な事業や、すぐに売上に直結しそうな販売戦略にかかわるタスクは、影響が大きいと考えられます。他社との差別化を図るためにも、早期に形にするとよいでしょう。
逆に、影響が小さいタスクの優先順位は下がり、労力がかかるのに影響が少ないものは実施しないことにするのも一案です。
このように、タスクの優先順位を決める際には、発生する影響の度合いや従業員の労力も含めて検討すると、よりよい結果を生み出しやすくなります。
タスクの優先順位をつけたあとの取り組み方
優先順位をつけ終わったら、具体的にどのように取り組めばよいのでしょうか。以下では、基本的な2つのポイントについて解説します。
優先順位の高いタスクから実施する
当然のこととして、優先順位の高いタスクから実施していきます。その際、タスク管理としてよく使われるのが「ガントチャート」と呼ばれるグラフです。縦軸にタスク、横軸に期間をとり、必要な期間を矢印の長さで表現することで、誰が、何を、いつまでにしなければならないのかが一目でわかるようになっています。
ガントチャートを逐次、最新の状況に更新することで、チームメンバー間でタスクの進捗状況を共有できます。チーム全体のタスクを見える化することで、優先順位の高いタスクを期限までに確実にこなし、各メンバーにタスクを的確に割り振りやすくなるでしょう。チームとしての生産性が上がり、業績の向上も期待できます。
優先順位の低いタスクは自身で対応しないことも検討
重要度や緊急度がどちらも低いタスクについては、リーダーが行うのではなく、たとえばチームで手の空いた人に任せることも重要なポイントです。なぜなら、リーダーはメンバーが実施しているタスクを管理し、遅滞していればフォローするなど、チームマネジメントを軸にしなければならないからです。
また昨今は、DX化推進のため、RPAなど定型業務の自動化を進める企業も増えています。もしチームの人員に余裕がない場合であっても一部の作業を自動化できれば、これまでよりも短時間にタスクをこなせるようになります。ヒューマンエラーやミスが減り、業務効率化を図れるのもメリットです。
さらには先述のように、一部のタスクをアウトソーシングすることも検討できます。
このようにリーダーには、優先順位の低いタスクも含めて何でもこなすことではなく、チームの生産性を上げるために最適な対策を選択していくことが求められます。
タスクの優先順位をつけにくい場合の対応
タスクを分類しても、取りかかる順番をすんなり決められるとは限りません。たとえば、緊急度と重要度の高いタスクが複数あるようなケースや、緊急度が高くて重要度は低いタスクと、その逆が混在しているようなケースでは、どう対応すればよいのか迷ってしまいがちです。
そうした場合は、緊急度や重要度といった要素は抜きにして、まずは簡単にできそうなタスクから取りかかってみましょう。簡単なタスクはあまり考える時間を要さないため、スピーディーにこなせます。また、チームが多くの困難なタスクを抱え、進捗が思わしくないときでも、簡単なタスクをこなすことで成功体験を積み重ねられ、メンバーのモチベーションを上げることが可能です。
逆に、工程や工数が多いものから取りかかるのも一案です。そうしたタスクは、通常、関わる組織やメンバーが多く、ひとつの工程が滞ると次の工程以降に大きな影響を及ぼします。複雑なタスクほど、早めにスケジューリングし着実に取り組めば、余裕をもってこなせるでしょう。
タスクの優先順位をつける際に役立つツール
ではここからは、タスクの優先順位をつけるのに便利なツールを紹介します。これらをうまく活用すれば、効率よく順位をつけられ、タスク管理が楽になります。
Excel
優先順位を判断するためには、タスクを重要度や緊急度、影響や労力などによって分類する作業が必要です。その際、Excelを活用し、表にすれば簡単に管理できます。Excelは操作方法もなじみが深く、導入のハードルも低いため、少量であまり複雑ではないタスクを管理する場合は、ぜひ活用してみましょう。
タスク管理ツール
通常、チームが抱えるタスクは多岐にわたり、それぞれ期限が設けられています。それらの全体像をよく見て各担当者の進捗状況を確認し、タスクを効率よく進めていくためには、タスク管理ツールを導入するのがおすすめです。とくに、チームメンバーの人数が多い場合や、複数の部署がかかわっている場合には、手作業で管理しきれないため検討するとよいでしょう。
導入にあたっては、コスト、機能や操作性、既存ツールとの連携、クラウド型かインストール型か、スマートフォンでの利用は可能か、といった点に注目できます。自社にとって外せない機能、割ける予算、使用する人数などを考慮しつつ選定しましょう。
まとめ
しなければならない複数のタスクを抱え、どれから手をつければよいのかわからないといった悩みを抱える方は少なくありません。優先度に応じて分類し、優先順位をつけて実施することで、抜けや漏れをなくし、よりスムーズにタスクを処理していくことが可能です。複雑化したタスクを効率よく管理するためには、タスク管理ツールが便利でしょう。
中でも、Asanaであれば小さなタスクから大規模なプロジェクトまで、進捗を含めて確実に一元管理できます。タスク管理でチームの連携を強化し、生産性を高めたい時は、ぜひ導入をご検討ください。
