働き方の多様化が進み、さまざまな情報が飛び交う現代ビジネス環境では、コミュニケーションツールのニーズが大きくなっています。コミュニケーションツールには多くの機能があり、活用することで多くのメリットが得られます。そこで本記事では、コミュニケーションツールの機能やメリット、おすすめのツールなどをご紹介します。特徴を押さえて使いこなし、ビジネスに役立てていきましょう。
コミュニケーションツールとは
コミュニケーションツールとは、相手と円滑なコミュニケーションを取るために利用できるツールを指します。企業で導入すれば、社員同士の情報共有や意見交換がスムーズに行えます。かつて、社内におけるコミュニケーションの手段はメールが主流でした。しかし、メールは個別に開く必要があり、リアルタイムでの意思確認が難しいというデメリットも抱えています。
コミュニケーションツールを活用すれば、社内の情報交換や交流が活性化し、多数の問題や課題を解決できます。そのため、近年ではコミュニケーションツールを導入する企業が増加しています。テレワークや在宅ワークの増加にも対応できるコミュニケーションツールの重要性は、今後も高まり続けるでしょう。
コミュニケーションツールの機能
コミュニケーションツールの機能は製品によって異なりますが、主な機能として挙げられるのはチャット・通話・Web会議・社内SNSなどです。これらの機能には、それぞれどのような特徴があり、社内においてどういう場面で活用していけばよいのでしょうか。各機能の特徴をしっかりと押さえて、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。チャット
数ある機能の中でも特にメジャーなものが、チャットです。チャットでは、メールのようなアドレスの指定や定型文の入力は不要です。チャットを使えば、ひとつの画面上で個人間またはグループ間でのやり取りが可能です。互いに気軽かつ迅速にメッセージをやり取りでき、まるで会話のようなスムーズなコミュニケーションが実現します。絵文字なども活用すれば、長々とした文章よりも相手に親しみやすい印象を与えられるでしょう。
また、あとから気になる点が生じても、会話と異なり送信日時などの記録も残るので、過去の履歴を遡って容易に確認でき、同様に文面の修正も可能です。
通話・Web会議
文章で伝えにくいことや、直接話したいことがある場合は、通話やWeb会議を行いましょう。音声通話機能やビデオ通話機能を使えば、気軽に通話やWeb会議の実施が可能です。文面だけでは相手の感情や反応がわかりませんが、通話やWeb会議であれば、画面越しでも相手の声や表情からそれらを読み取れます。直接説明したほうがよい場合、チャットで済む場合、といった具合に組み合わせたり使い分けたりするとより効果的です。
新型コロナウイルスの影響でテレワークが定着しつつある現在、通話やWeb会議は多数の企業が行っています。遠隔地にいながら相手の顔を見てコミュニケーションを取れるため、とても有用な機能です。
社内SNS
SNSは、現代において欠かせないコミュニケーションツールのひとつです。社内SNSは、一般のSNSと異なる社内限定のSNSです。社内SNSには、コミュニケーションを取ったり、情報共有したりする役割があります。先述のチャット機能も社内SNSに含まれる場合があります。社内SNSに投稿した内容は皆が閲覧でき、メールを使わずに情報の発信や送信、交換が可能です。社内SNSは、スマートフォンや自宅のパソコンからも利用できる、自由度が高いツールです。ただし、社外からの利用を想定する場合は、導入するツールのセキュリティ対策が十分かどうかを確認しましょう。
その他の機能
コミュニケーションツールには、コミュニケーション以外にも多くの機能が備わっており、さまざまな用途で利用できます。たとえば、ファイルの共有やスケジュール・タスクの管理などです。毎回メールでファイルをひとつずつ添付せずとも、ファイルをチームやグループ内で共有できます。また、タスク管理機能を使えば、仕事の開始から完了までのプロセスを適切に管理できます。チームのメンバーがそれぞれ離れた場所にいても、一人ひとりの仕事の進捗状況を確認でき、それに応じた仕事の割り振りが可能です。行き違いが生じることもなく、効率よく業務を進められるでしょう。
コミュニケーションツールの活用メリット
多くの便利な機能があるコミュニケーションツールを社内で使うことには、さまざまなメリットがあります。ツールの活用により、社内の問題や課題が解決でき、業務を効率的に進められます。ツールの活用により得られるものにしっかり目を向けて分析し、導入を検討するとよいでしょう。コミュニケーションの円滑化
メリットのひとつは、コミュニケーションの円滑化です。人間関係は職場環境や業績に大きな影響を与えるため、社員間の信頼関係の構築には、良質なコミュニケーションが不可欠といっても過言ではありません。組織が大きくなるにつれて、社員同士の活発なコミュニケーションは取りにくくなり、情報伝達の不備なども起きやすくなります。社内SNSやチャットなどの機能を使えば情報共有が容易となり、メールなどよりも気軽に交流できます。スムーズかつスピーディーな情報交換・共有ができ、コミュニケーション不足も改善できるでしょう。
また、コミュニケーションの活発化により、業務効率化や生産性の向上が期待できます。特にテレワークが増加している現状、時間や場所に縛られず効率的に仕事ができることは、従業員のストレス軽減にもつながります。
情報の蓄積
ツールでのやり取りは基本的に記録が残るため、情報が蓄積していきます。蓄積されたデータは社員に広く公開され、仕事を進めるうえで参考にできます。さらに、それらのデータを解析すれば、課題解決や戦略の立案などにも役立てられるでしょう。また、蓄積した情報にアクセスすれば、仕事の流れやノウハウについてメンバー間で共有が可能です。これにより、限られた人にしか業務の進捗状況や進め方がわからないという、いわゆる業務の属人化が解消され、特定の人への過度な負担を防止できます。投稿した情報が後々の業務に活かされるとわかれば、社員は積極的に情報を発信するようになり、風通しのよい組織になると考えられます。
コミュニケーションツールのサービス例 Asana
では、これらの機能やメリットを踏まえたうえで、どのようなコミュニケーションツールを利用すればよいのでしょうか。コミュニケーションツールにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴やサービスが異なります。幅広い年代の人が利用するため、誰にとっても使いやすいものを選ぶことが大切です。導入する前に、なぜそのツールを選ぶのか、導入すればどのような問題が解消できるのかをしっかり検討しましょう。
「Asana」は企業運営や営業、プロジェクト管理と幅広く利用できるコミュニケーションツールです。「Asana」を使えば、タスクの一元管理が可能です。進捗状況を視覚的に管理し、複数のプロジェクトをリアルタイムで把握できます。操作性にも優れており、日常的に行う単純作業は自動化できるため、時間や手間が省けるでしょう。
さらに、チームの規模や用途に合わせて料金プランを選べるのもポイントです。無料プランでも多数の機能が使えますが、有料プランでは無料プランに加え、さまざまな便利機能を利用できるようになります。
まとめ
近年の社会情勢の変化に伴い、変化しつつあるのは働き方だけではありません。業務において不可欠なコミュニケーションツールもまた、従来とは異なる形態や使い方が求められています。非対面でも円滑なコミュニケーションを取れるよう、チャットやタスク管理などの機能を活用しましょう。そして、ツールを用いて活発な情報発信を促し、ノウハウを蓄積させていくことが理想的です。業務を効率化して企業成長につなげるためにも、「Asana」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
