近年、さまざまな事情によりテレワークを導入する企業が増えてきました。テレワークにはメリットもある反面、企業側にとってデメリットがあるのも事実です。そこで、本記事ではテレワークで生じる企業のデメリットを解消できる、おすすめのツールをピックアップして紹介します。
テレワーク業務の管理にツールを活用すべき理由
多様な働き方に注目が集まる昨今において、テレワークを導入する企業が増えています。企業側には、優秀な人材を確保できる、コストダウンになるなどのメリットがあり、労働者側にもさまざまな利点があるため、おおむね好感触を抱いている方は多いのではないでしょうか。
ただ、オフィス以外の場所で業務を行うため、管理の目が行き届かないというデメリットがあるのも事実です。オフィスなら、部下の働きぶりを管理者が逐一チェックでき、業務の進捗も管理できますが、離れていては困難です。社員によっては、上司の目が届かないことをよいことに、業務に手を抜く可能性も考えられます。
こうした企業側のデメリットを解消するためにも、ツールを活用するとよいでしょう。テレワークに活用できる優秀なツールは数多くリリースされており、導入すれば業務の進捗や勤怠状況などの把握がしやすくなります。
また、ツールの中にはチャット機能やテレビ電話機能が備わったものもあるため、社員間やプロジェクトチーム間でのコミュニケーションが取りやすくなるのです。テレワークで働く社員の中には、コミュニケーション不足で不安になったり、モチベーションが低下したりする方もいます。こうした事態を回避するためにも、管理ツールを活用してください。
テレワーク業務を管理するツール11選
テレワーク業務の管理を効率化できるツールは、いくつもリリースされていますが、機能や費用がそれぞれ異なります。特徴をきちんと把握し、機能や費用を比較しながら自社にマッチしたものを選びましょう。
Chatwork
大和証券やKDDI、GMOなど名だたる大企業が導入している、実績たしかなツールです。これまでに300,000社以上が導入しているコミュニケーションツールで、パソコン以外にスマートフォンやタブレット端末でも利用できます。
文字によるやり取りだけでなく、ファイルの転送や音声通話機能、タスク管理機能なども備わっています。有料プランではチャットルームはいくつでも作成できるため、部署やプロジェクトチームごとに作ることも可能です。
オンラインでやり取りするうえで気になるのはセキュリティですが、その点も問題ありません。大企業や官公庁にも導入されるほど、高いセキュリティ水準を誇っています。無料で利用できるフリープランのほか、有償のビジネス、エンタープライズプランがあり、いずれも1ヶ月間の無料トライアルが可能です。
Slack
1つのプラットフォームで、社内の人間や社外のビジネスパーソンと簡単にやり取りができるコミュニケーションツールです。メールのようなタイムラグがなく、チャットでスピーディにやり取りできるため、円滑なコミュニケーションを実現します。
やり取りした履歴は保存されているため、必要に応じて検索、抽出が可能です。プロジェクトが終わったあと、やり取りを見直したいときにも必要な情報を素早く見つけられます。GoogleドライブやOffice 365など、2,200を超えるアプリとの連携が可能な点も特徴です。
制限はあるものの無料で利用できるフリープランと、有償版のスタンダード、プラス、Enterprise Gridの4プランが用意されています。有償版にも無料の試用期間があるため、まずは気軽に試してみましょう。
Zoom
オンライン飲み会やオンラインセッションで用いられることの多いZoomは、企業におけるビデオ会議やミーティングに最適なツールです。パソコンからスマートフォンまであらゆるデバイスで利用でき、プランによっては最大1,000人の大規模ミーティングにも対応しています。
共有画面に注釈を入れられる機能や録画機能、カレンダー連携機能、チャット機能などテレワークに役立つ機能が盛り込まれています。高度なセキュリティ技術を採用しているため、秘匿性の高いビデオ会議に利用できるのも魅力的です。
無料版、プロ、ビジネス、ZOOM UNITEDビジネス、という4プランが用意されています。無料プランは100人までの参加者までホスト可能で、最大40分のグループミーティングに対応。有償版は、月払いと年払いから選べます。
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Skype
オンライン英会話教室で用いられるツールとしておなじみです。お互いの顔を映した状態で通話する機能は、マンツーマンでのやり取りからグループミーティングまで、さまざまな使い方ができます。
ビデオ通話以外にも、メッセージでのやり取りが可能です。画面共有機能もあるため、会議中に資料のデータをアップロードしてメンバーで閲覧できます。デスクトップパソコンやノートパソコン、スマートフォン、タブレット端末などデバイスも選びません。
手軽に導入できることが、Skypeの魅力です。メンバー全員がSkypeをインストールしておけば、無料のままやり取り可能。有料版では、固定や携帯電話への発着信ができ、国際電話や電話送信などの機能も備わっています。
Trello
簡単にタスク管理ができるツールです。カンバン方式を採用したツールで、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単にタスク管理が行えます。シンプルなプラットフォームであるため、初めてタスク管理ツールを使う方にもおすすめです。
複数のプロジェクトを同時進行しているケースでも、1つの画面で進捗状況を瞬時に確認できます。個人が抱えている業務も一目で把握し得るので、上司や責任者は仕事の割り振りをしやすくなるメリットがあります。
SlackやDropboxなど、人気のツールと連携できるため、さらなる生産性、業務効率の向上が目指せます。プランは、FreeとBusiness Class、Enterpriseの3つで、Business Classは無料でトライアルが可能です。
Backlog
大手新聞社や広告代理店、ソフトウェア開発会社など、さまざまな業界の企業が導入しているタスク管理ツールです。シンプルなデザインを採用しているため直感的な操作が可能で、どんな人間でも短時間で使いこなすせることがメリットです。
カンバンボードやガントチャート、バーンダウンチャート、Gitネットワークなどを利用でき、プロジェクトの進捗を一目で確認可能です。専用のアプリをインストールすればスマートフォンからも進捗の確認ができるので、モバイルワークにも適しています。
スタータープランとスタンダードプラン、プレミアムプラン、プラチナプランの4つがあり、いずれも有償です。企業やプロジェクトの規模に合わせてプランを選べるのも特徴と言えるでしょう。どのプランも30日間の試用が可能です。
ジョブカン勤怠管理
6万社以上が導入している勤怠管理システムです。クラウドタイプのツールであるため、専用ソフトをインストールする必要がなく、常に最新バージョンを利用できることが魅力です。
フレックスや裁量労働制、変形労働など、多様な勤務形態に対応するツールです。部署ごとに設定して運用もできるため、テレワークをスモールスタートした企業にもマッチします。
打刻忘れ防止機能や残業設定、データのダウンロードなど、便利な機能がいくつも実装されており、勤怠管理に関するさまざまな悩みを解決してくれます。無料プランのほかに1～4の有料プランがあり、どれも30日間の無料試用が可能です。
人事労務freee
クラウド型の人事労務ツールです。これ1つで、勤怠管理や給与計算、年末調整、入退社手続きなどができる、オールインワンなツールです。あらかじめ設定した従業員情報と紐づけて処理を行えるため、人事担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
多機能なツールゆえに、使いこなせるかどうか不安を感じる方もいるかもしれません。しかしその心配は無用です。チャットサポートやメールサポート、電話サポートなど充実したサポート体制が整っています。最新のセキュリティ技術を採用しているため、セキュリティ面も安心です。
プランは、ミニマムとベーシック、プロフェッショナル、エンタープライズの4つがあり、どれも無料で試用できます。会計ソフトfreeeのアカウントがあれば、ログインしてすぐに利用を始められます。
jinjer勤怠
クラウド型の勤怠管理システムです。契約継続率99.4％、サポート満足度91.6％を誇るツールで、13,000社以上の企業に選ばれた実績があります。人事データの一元管理ができ、あらゆる勤務形態に対応してくれるツールです。
使いやすさにもこだわって設計されており、導入してすぐに運用が可能です。人事管理や給与計算、経費精算、勤怠管理、労務管理など、それぞれのプロダクトから必要なものだけを組み合わせて利用することもできます。すべての機能を使える無料トライアル期間も用意されています。
https://hcm-jinjer.com/kintai/
F-Chair+
働いている時間や場所、何をしているかまで管理できるツールです。パソコンで「着席」「退席」をクリックするだけで始業・終業時間を記録可能です。スマートフォン用アプリを使えば位置情報も管理者に伝えられます。
作業中の画面は自動的にキャプチャされており、管理者側から確認可能。従業員が現在どのような作業をしているのか、随時チェックし得ます。管理者側は社員の働きぶりを確認でき、社員側は常に緊張感を持って働くことができるのです。
ほかにも、残業や深夜労働の通知、残業時間の強調表示、タスクごとの業務時間記録など、多彩な機能が盛り込まれています。10名まで利用できる1ヶ月の無料トライアル期間があるため、まずは利用してみましょう。
Asana
プロジェクト管理やタスク管理をはじめ、画面上でコミュニケーションもとれるツールです。1つのプラットフォームで、タスクの進捗確認やプロジェクトメンバーへの連絡もできるため、業務効率や生産性の向上効果が期待されます。
Asanaはリモートワークにも適したツールです。チームでタスクやプロジェクトの優先順位を把握でき、コミュニケーションもリアルタイムで取れます。チームメンバー全員はもちろん、特定の個人へメンションすることも可能なため、あらゆるシーンで活用できます。
100を超えるツールとの連携機能や、リストビュー、タイムライン、ボードなど、業務をより効率化させてくれる機能がそろっています。利用料金無料のBasicのほか、Premium、Business、Enterpriseの4プランがあり、Premium、Businessは無料試用も可能です。
まとめ
コミュニケーションツールや勤怠管理ツールを活用すれば、企業に生じるテレワークならではのデメリットを解消できます。ほとんどのツールは無料の試用期間が設けられているため、まずは気軽に試してから、本格導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、最後に紹介したAsanaは、世界中で8万社以上の企業が導入している実績があります。仕事の見える化ができ、トータルでの業務効率、生産性向上効果が期待できるため、もっともおすすめのツールです。こちらもぜひ検討してください。
