スケジュール管理ツールを利用して日々の予定を管理したいという人もいるでしょう。しかし、どのツールを使えばよいのか分からないことも多いです。そのような人に向けて、本記事ではツールを利用するメリットや選ぶポイント、さらにはおすすめのツールを紹介していきます。
スケジュール管理ツールがもたらすメリット
スケジュール管理ツールがもたらす主なメリットとして、スケジュール作成の効率化・情報の可視化・共有の容易化の3つのポイントを取り上げて解説していきます。なお、ツールごとに特徴が違うため、すべてのツールでいえるとは限りません。
スケジュール作成の効率化
スケジュール管理ツールを使う第一のメリットは、スケジュール作成の効率化が挙げられます。
スケジュール管理の方法は個人や会社によってさまざまです。スケジュール帳や表にして書き込んだり、エクセルに入力したりしている人もいるでしょう。しかし、このような方法でスケジュールを記入していると、確認や書き込みのたびにスケジュール帳などを取り出したり、スケジュールを打ち込んだエクセルファイルを探して開かねばならなかったりするため、手間がかかります。また、エクセルで管理する場合はスケジュールを入力する前に管理表自体を作成しておかなくてはいけません。
管理ツールを使えば、簡単な操作ですぐに予定を入力でき、効率的にスケジュール作成がおこなえます。種類によっては、パソコンだけでなくスマートフォンのアプリでも管理できるものからスマホのみで操作するものまでさまざまなので、外出先でパソコンが手元にない場合も、すぐに予定の入力や変更ができるでしょう。また、このようにスケジュール入力の手間を減らすことで、ほかの業務に時間を割くことができ、業務の効率化にもつながります。
情報の可視化
管理ツールを使って情報を可視化することで、一目で現在自分がどの工程についているのか状況が理解することできます。管理ツールの中には、スケジュールやカテゴリー別に色分けできるものがあるので、自分で分かりやすいように区別して管理するとよいでしょう。
また、管理ツールの中にはリマインダー機能が搭載されているものもあります。そのようなタイプであれば、予定が近づくと通知が届くので、うっかり忘れてしまう心配もありません。
共有の容易化
スケジュール管理ツールによっては、共有機能がついているものもあります。そのようなツールを選べば自分以外の関係者とも共有がしやすくなります。
あらかじめ部署やプロジェクトチームのメンバーとスケジュールを共有しておくことで、誰が、いつ、どんな状態にいるのか、ツールを確認するだけですぐ分かるようになります。会議の日程調整をする際も、メールや口頭などでおこなうスケジュール調整は不要です。また、集まる人数が多ければ多いほどスケジュール調整にかかる時間も増えるものですが、ツールを活用すれば短時間で終えられ、生産性も上がることが期待できます。
スケジュール管理ツールを探すときのポイント
世間には実に多種多様なスケジュール管理ツールが広まっています。では、ツールを導入する際、どんな点に気をつけて選択すればよいのでしょうか。探すときのポイントを押さえておきましょう。
求める条件を考える
まずは、スケジュール管理ツールに何を求めるかを考えることが大切です。管理ツールの種類はさまざまあり、それぞれ特徴が異なります。どの管理ツールを選ぶか検討する前に、有料か否か、機能はどんなものがあるか、使い勝手はよいかなど、何に重点を置くか決めておきましょう。
たとえば、コスト面を重視して考えるなら、無料のツールに勝るものはありません。ただし、サポートのきめ細かさやセキュリティの高さなどについては、無料版では有料版には及ばないでしょう。そのため、こだわりたいポイントをどこに置くかは、非常に重要になります。いきなり有料版を使用するのに不安がある場合は、有料版の中にも一定期間無料で試せるものがあるので、一度使ってみてから決定するのもよいでしょう。
複数のツールをチェックする
スケジュール管理ツールを導入する際には、複数のツールをチェックすることが大切です。料金プランや、ほかのツールとの連携可否に加え、搭載機能に重点を置いて確認してみましょう。たとえば、個人で利用するだけでなく、部署やプロジェクトチームで利用する場合は、チャット機能がついていたり、予定共有機能に特化したものを選ぶほうが便利な場合もあります。
なお、ツールには日本製のものと外国製のものがあります。日本製のものはサポートセンターも日本語に対応していることが多いので、万が一不具合が起きたときにも安心です。また、日本人の好みに合うように機能が工夫されている場合もあります。どちらがよいかは、使い勝手も考えつつ検討するとよいでしょう。
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おすすめスケジュール管理ツール11選
数あるツールの中から、おすすめの11個を紹介していきます。それぞれどのような特徴があるのか見比べてみてください。
Asana
【URL】https://asana.com/ja
Asanaは、世界195か国において、数百万人ものユーザーが使用しているプロジェクト管理ツールです。一般的なプロジェクト管理ツールとは異なり、現場で見つかった課題や、ゴールを起点としたボトムアップ型のプロジェクトも扱えることが特徴です。最新版では「オートメーション機能」が搭載されています。この機能により、これまでは手作業で入力しなければならなかった仕事の依頼やタスクの割り当てなどが自動でできるようになり、時間の節約になるだけでなく、間違いも防げるようになりました。ほかにも、全体のスケジュールを把握し、隙間や重複の調整に活かせるカレンダー機能や、各プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで確認できるポートフォリオ機能など、管理者の仕事や協業をスムーズにする機能が多数搭載されています。チームワークを意識した仕事のスケジュール管理にはAsanaがおすすめです。
Googleカレンダー
【URL】https://calendar.google.com/calendar/
「Googleカレンダー」は、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で使えます。スマートフォンのアプリもあるので、パソコンだけでなくスマートフォンからでも簡単にアクセス可能です。なお、ブラウザはマルチブラウザ対応となっています。Gmailに記載された予定のほか、新幹線の出発時刻や宿泊先なども自動で生成されるので、自分で入力しなくても簡単にスケジュール管理ができます。
なお、メンバーとカレンダーの共有もできます。予定日に変更が生じた際にはドラッグして他の日にちに移動すればよいだけなので、使いかたも難しくありません。
Yahoo!カレンダー
【URL】 https://calendar.yahoo.co.jp/info/guide/
「Yahoo!カレンダー」は、無料で利用できるスケジュール管理ツールです。Yahoo!天気と連携していて、スケジュール欄にその日の天気予報が表示されます。また、Yahoo!メールとも連携可能なので、メールでやりとりした予定も自動で反映されます。
予定によって色を分けたり、かわいいスタンプを挿入したりすることもできるので、オリジナリティのあるスケジュール表ができあがるでしょう。なお、デザインも好きなものを選べるので、気分に応じて変えるのもよいかもしれません。
TimeTree
【URL】https://timetreeapp.com/intl/ja/
「TimeTree」はグループごとにカレンダーを作成できる無料のツールです。そのため、プロジェクトチームごとなど、複数のグループそれぞれとスケジュール共有をしたい場合の利用におすすめです。色分け機能もあるので、仕事内容に応じて色設定をしておくのもよいでしょう。
また、チャット機能がついていて、メンバーとチャットでコミュニケーションを取ることが可能です。メンバーを招待する際は、メールアドレスやラインで簡単に共有できます。ほかにも、「TimeTree」に登録していない人にも予定をLINEに送れるので、情報共有するときに便利です。
Microsoft To Do
【URL】https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/
「Microsoft To Do」は日々のタスク管理に便利なツールです。Outlook タスクと統合しているので、このツールを使えば、1か所に自分のスケジュールをまとめられます。マイクロソフトアカウントを持っていれば誰でも無料で使用できるほか、スマートフォンでもパソコンからでも同期が可能なので、使用するデバイスが変わってもスケジュールを確認できます。
Lifebear
「Lifebear」はカレンダーやToDoリスト機能のみならず、ノートや日記も作成可能なツールです。手帳のような感覚でスケジュール管理ができるでしょう。
カレンダーは月の予定を一覧で確認することができ、予定によって色を分けることもできます。パソコンやスマートフォン、タブレット端末などあらゆる機器で利用可能です。無料プランのほかに、月額248円のベーシックプランと月額498円のプレミアムプランが用意されています。画像アップロード容量やサポート体制など、より充実した機能を求める場合は有料プランに加入しましょう。
Refills
【URL】https://www.fsi.co.jp/solution/refills/
「Refills」はカレンダーの日・週・月表示をワンタップで簡単に切り替えて予定を確認できる、スマホ・タブレット専用のシンプルツールです。表示されるデザインや色も好きなものに変更できるので、自分好みに変更してみましょう。
また、GoogleカレンダーやGoogleタスクとも同期できます。無料プランのほかに、iOS版は月額1200円、Android版は月額980円の有料プランもあります。
ジョルテ
「ジョルテ」はカレンダーやToDoリスト、日記など、機能満載の管理ツールです。ニュースやスポーツの速報をアプリ上で確認できるほか、自分の興味に応じたコンテンツの新しい情報をカレンダーに反映させられるのも「ジョルテ」ならではの特徴といえるでしょう。
アイコンや着せ替えを使い放題にできる月額240円のプランや、高機能がすべて利用可能な月額300円のジョルテプレミアムプラン、人気の機能を厳選した年額480円のジョルテプラスプランなど、有料のプランもあるので使い方に合わせて選びましょう。ジョルテクラウドならPCからも無料で使用できます。
サイボウズ Office
【URL】https://office.cybozu.co.jp/
「サイボウズOffice」には、スケジュールを管理したり、メンバーと共有したりするだけでなく、掲示板やファイルや文書を共有できるなど、あらゆる機能が搭載されています。基本的な機能がすべて利用できるスタンダードコースと、スタンダードコースの機能に加えてカスタムアプリを利用できるプレミアムコースが用意されています。
スタンダードコースであればユーザー1人につき500円（プレミアムコースは800円）で、最低5人から利用可能です。最低契約期間は1ヶ月なので、試しに利用したい場合も始めやすいでしょう。
TeamOn
【URL】http://www.teamoncloud.com/ja/
「TeamOn」はタスク管理のほかに、メンバー同士でファイルを共有したりビデオチャットができたりと、さまざま機能が搭載されています。中小企業向けに作られたスケジュール管理ツールで、5名まで利用可能なライトプランから20名まで利用可能なプロプラン、さらに大人数で利用できるプランなど、利用人数に合わせた有料プランを選べます。無料で試せる期間も設けられているので、まずは使い心地を確認してみてください。
Any.do
「Any.do」は簡単にスケジュール管理できるツールです。すべてのデバイスで同期できるので、どこからでもスケジュールやタスクをチェックできます。また、予定を忘れないように好きなタイミングでリマインダーが届くような設定にしたり、メンバー同士でスケジュールを共有も可能です。基本的な機能は無料プランでも使うことができますが、有料プランでは添付ファイルのサイズが無制限になるなど、使いやすさがアップします。
まとめ
スケジュール管理ツールを活用することで、メンバーと予定を共有できるだけでなく、業務効率化にもつなげることができます。ツールにはさまざまな特徴があるので、ここで紹介したポイントを踏まえつつ、使いやすいものを選ぶようにしましょう。
