「プロジェクトの管理をスムーズにしたいけど、その方法が思いつかない」という企業担当者もいるでしょう。本記事では、そのような人に向けてプロジェクト管理ツールの概要や、無料で使えるおすすめのツールを10個紹介していきます。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールは、メンバーとともに、作業のコストやスケジュールなどのリソースを共有・管理するものです。作業を効率よく進めていくためには、そこに携わるメンバーの一人一人が業務管理をしっかりとしなくてはいけません。
従来、プロジェクトにまつわる管理はExcelの表などを使っておこなうのが一般的でした。しかし、Excelを使う場合は項目ごとにシートを分けなくてはならず、プロジェクトを始める前にやらなくてはいけない作業が発生するので、その分余計な手間や時間がかかってしまいます。また、手帳やスケジュール帳での個人による管理はメンバーとの情報共有が難しく、人によっては情報更新が遅れたり、紛失してしまったりする危険性もあるのです。
管理ツールを使えば、管理が簡単になるだけでなく、進行状況をメンバーと共有できます。タスクやスケジュールが明確になり、生産性を高めることができるほか、人によって業務過多の状況になっていないかの確認や、タスクの抜け漏れを防ぐことが可能です。また、このようなツールを使うことで、管理する立場の人も、全体の進行状況を把握しやすくなるというメリットがあります。全体を俯瞰することでサポートが必要そうなメンバーもすぐに見つけられ、全体のスケジュールの遅れを最小限に抑えながら業務を進めていけるでしょう。
こちらの「プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能を解説」もぜひご覧ください。
プロジェクト管理ツールの機能
ツールには、さまざまな機能が搭載されていますが、主な特徴として「タスク管理」「工程管理」「情報共有」の3つが挙げられます。
タスク管理では、主にタスクの進捗状況の管理をおこないます。自分の状況だけでなく、全体の状況を確認することが可能です。これによって、その時点でのチーム全体の進行状況をみんなで確認することができ、終了までの管理もしやすくなるでしょう。
また、大人数で作業を進める場合、ツールの「工程管理」機能が役立ちます。タスクの所要時間や順番の管理のほか、予定のスケジュールと比べて遅れているタスクがないかどうかなど、全体の進み具合をリアルタイムで確認することが可能です。
ほかにも、「情報共有」機能があることでメンバー同士のコミュニケーションが図れます。チャットツールがあれば気軽にメンバー同士で進捗状況を報告し合うことができたり、何か問題が起きた場合も早期解決につなげたりすることが期待できます。なお、ツールによって含まれている機能は異なるので、使用する前に確認してみてください。
無料で使えるプロジェクト管理ツール10選
ここからは、無料で使えるツールを10個紹介していきます。ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なります。使いやすさや利便性、無料で試せる範囲をチェックするとよいでしょう。
Asana (https://asana.com/ja)
「Asana」は視覚的な分かりやすさと操作のしやすさが魅力のツールです。普段使い慣れていない人でも簡単に操作できるので、年齢層や職種を制限することなく、使用できるでしょう。無料バージョンでは最大15人まで情報を共有できます。メンバー同士でタスクにコメントできる機能も搭載されているので、必要な情報をすぐに伝えられるほか、チーム全体のコミュニケーションをツール内でとることも可能です。
Trello (https://trello.com/)
「Trello」ではタスクをドラッグ＆ドロップで簡単に移動して管理できるので、すぐに進捗状況を確認できます。ボードやカードなどを活用してタスクに優先順位をつけることも可能です。どれから手をつければ良いかが一目で分かり、作業効率のアップも期待できるでしょう。パソコンやスマートフォンなど、すべてのデバイスとの同期もでき、どの媒体からアクセスしてもメンバーとの情報共有が図れます。なお、無料バージョンでは同時に管理できるチーム数は10件、添付ファイルは10MBまでなどの制限があります。
Wrike (https://www.wrike.com/ja/)
機能の豊富さとツールの柔軟性を求めるのであれば「Wrike」は外せません。「Wrike」には、コミュニケーション機能や進捗管理機能など、基本的な機能が揃っています。チームメンバーそれぞれが抱えている仕事を確認することもできるので、どこまで作業が進んでいるのか、チームメンバーの中で作業が遅れている人はいないかどうかが視覚的に分かります。5人までは無料で使用可能です。
Backlog (https://backlog.com/ja/)
「Backlog」は操作が簡単で、あらゆる業種で活用されている管理ツールです。作業進捗を含む全体の状況がすぐに確認できるだけでなく、プロジェクトの課題を作成して担当者や優先順位をつける課題管理機能も搭載されています。ガントチャートやバーンダウンチャートを使い、一目でメンバーの作業状況が分かるので、滞っている作業があればすぐに見つけられ、早期解決に役立てられるのです。初めての人向けのスタータープランをはじめ、プレミアムプランやプラチナプランなど、さまざまなプランが用意されていて、どれも30日間はお試し期間として無料で使うことができます。
Brabio! (https://brabio.jp/)
「Brabio!」は管理ツールを使ったことがない人でも気軽に始められ、簡単に業務管理ができるのが特徴です。進捗状況をパーセンテージで入力して共有すれば、タスクがどの程度進んでいるのかを分かりやすくメンバーに知らせることも可能です。また、グループカレンダーではメンバーの仕事状況を可視化する機能がついているので、複数のプロジェクトを抱えているメンバーの日ごとの作業量も確認できます。5人までは無料版で対応可能です。
Jooto (https://www.jooto.com/)
「Jooto」はタスクごとにカードを作成し、そのカードをドラッグ＆ドロップしながらタスク管理をするツールです。また、ダッシュボードを活用すれば、複数の業務を管理できるので、作業効率化が図れるでしょう。作業の進捗状況を一目で確認できるガントチャート機能もあり、全体のスケジュール把握も簡単です。なお、無料版は4人まで対応可能となっています。
Todoist (https://todoist.com/ja/)
「Todoist」はタスクやプロジェクトを簡単に整理できるだけでなく、それぞれに優先順位をつけて管理できるツールです。やらなければいけないタスクを忘れてしまう心配もありません。チームメンバーとタスクの共有をしたり、コメントを発信したりもできます。このツールではアプリとプラグインを使うことで、どこにいてもタスクの管理が可能です。
ToDous (http://todous.jp/)
「ToDous」は使いやすさにこだわって作られた管理ツールです。2012年には今までになかった使い心地を評価され、グッドデザイン賞を受賞しています。タスクの締め切りが近づくとメンバーにアラームメールが届く仕組みになっているので、うっかり忘れてしまうなどのミスも防げるでしょう。3人までは無料で利用可能です。
みんなでガント.com (https://www.minna-de-gantt.com/)
「みんなでガント.com」は会員登録せずにガントチャートを作成し、チームメンバーと共有することができるサービスです。パソコンやスマートフォンなど、インターネット環境さえあれば、いつでも閲覧したり変更したりすることができます。ライセンスを購入する前に無料で試せる期間があるので、登録を迷っている場合は、まず無料で試してみましょう。なお、無料期間に作成したガントチャートの保存期間は30日間となっています。
Planio (https://planio.farend.jp/)
「Planio」はベルリンの企業が提供するツールです。日本にある認定パートナー企業が日本国内の利用者のサポートをおこなっているので、トラブルが起きた場合も安心して使えます。タスク管理をドラッグ＆ドロップで簡単にできるほか、さまざまなチャートを自動で作成することが可能です。また、チャット機能もあるのでメンバーとのコミュニケーションも図れるでしょう。ブロンズプランは2ユーザーまでであれば、無料で使用可能です。
プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能と導入のポイント
まとめ
プロジェクト管理ツールは、プロジェクト作業を効率化する上で重要な役割を果たすものです。一度に使用できるユーザー数に限りがあるものや、期間限定のものもありますが、まず試してみたいという場合は無料のツールから使ってみましょう。
